Como Criar e Usar Respostas Prontas no RocketHub
As respostas prontas são mensagens pré-definidas que você pode usar para responder rapidamente às perguntas mais
frequentes dos seus clientes. Com as respostas prontas, você economiza tempo, evita erros de digitação, padroniza a
comunicação e garante um atendimento mais ágil e eficiente.
Neste artigo, você aprenderá:
- O que são respostas prontas e por que usá-las
- Como criar respostas prontas no RocketHub
- Como organizar suas respostas prontas
- Como usar as respostas prontas nas suas conversas
O Que São Respostas Prontas e Por Que Usá-las?
As respostas prontas são como atalhos que você usa para responder a perguntas recorrentes. Imagine que você sempre
precisa explicar aos seus clientes como redefinir a senha ou como verificar o status do pedido. Em vez de digitar a
mesma resposta várias vezes, você pode criar uma resposta pronta e inseri-la na conversa com apenas alguns cliques.
Benefícios de usar respostas prontas:
- Economia de Tempo: Responda rapidamente às perguntas mais frequentes, liberando tempo para atender outras demandas.
- Padronização da Comunicação: Garanta que todos os atendentes usem a mesma linguagem e forneçam as mesmas
informações.
- Redução de Erros: Evite erros de digitação e garanta que as informações sejam sempre precisas.
- Agilidade no Atendimento: Responda aos clientes com mais rapidez, melhorando a satisfação e a experiência do
cliente.
- Autonomia: Um atendente novo na equipe, poderá atender com a mesma qualidade de um atendente mais antigo, devido ao
uso das respostas prontas.
Como Criar Respostas Prontas no RocketHub:
Siga os passos abaixo para criar suas respostas prontas:
1. Acesse as Configurações:
- Clique no ícone de "Configurações" (geralmente representado por uma engrenagem) na barra lateral esquerda do
RocketHub.
2. Abra as "Respostas Prontas":
- No menu de configurações, procure e clique na opção "Respostas Prontas".
3. Adicione uma Nova Resposta:
- Clique no botão "Adicionar Resposta" no canto superior direito da tela.
4. Preencha os Campos:
- Atalho: Crie um atalho para sua resposta (ex: "senha", "pedido", "prazo"). O atalho é o código que você digitará
na conversa para inserir a resposta pronta. Escolha um atalho curto e fácil de lembrar.
- Conteúdo: Escreva o texto da sua resposta pronta. Utilize uma linguagem clara e objetiva, e inclua todas as
informações que o cliente precisa saber.
5. Salve a Resposta:
- Clique no botão "Enviar" para finalizar a criação da sua resposta pronta.
Dicas para Criar Respostas Prontas Eficazes:
- Seja Claro e Objetivo: Utilize uma linguagem simples e direta, evitando jargões e termos técnicos.
- Revise e Atualize: Revise suas respostas prontas periodicamente para garantir que elas estejam sempre atualizadas e
corretas.
- Use Formatação: Utilize formatação de texto (negrito, itálico, listas) para destacar informações importantes e
facilitar a leitura.
- Preveja as Dúvidas: Crie respostas prontas para as perguntas mais comuns que seus clientes fazem, incluindo
diferentes cenários e soluções.
- Emojis: Utilize emojis para dar um toque mais pessoal e amigável às suas respostas.
Como Usar as Respostas Prontas nas Suas Conversas:
Agora que você já criou suas respostas prontas, é hora de usá-las nas suas conversas:
1. Inicie a Conversa:
- Abra a conversa com o cliente no RocketHub.
2. Digite o Atalho:
- Na caixa de texto, digite a barra "/" e em seguida, digite o atalho da resposta pronta que você quer usar (ex:
"/senha").
3. Selecione a Resposta:
- O RocketHub exibirá uma lista de respostas prontas que correspondem ao atalho que você digitou. Selecione a
resposta que você quer usar na lista.
4. Edite a Resposta (Opcional):
- A resposta pronta será inserida na caixa de texto. Você pode editar a resposta para personalizá-la ou adicionar
informações específicas do cliente.
5. Envie a Mensagem:
- Clique no botão "Enviar" para enviar a resposta para o cliente.
Dicas Extras:
- Memorize os Atalhos: Para agilizar ainda mais o atendimento, memorize os atalhos das respostas prontas mais usadas.
- Use a Busca: Se você não se lembrar do atalho, utilize a barra de busca para encontrar a resposta pronta desejada.
- Seja Criativo: Utilize a sua criatividade para criar respostas prontas personalizadas que atendam às necessidades
específicas do seu público.